КАК ПРАВИЛЬНО ПОЛУЧАТЬ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ.
Или как не "попасть в просак" с пустым письмом
) Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении составляют, чтобы зафиксировать отсутствие документации, которая обозначена в описи, но не найдена при распаковке конверта. Это действие обезопасит организацию/гражданина от обвинений в утере важных документов.
Как оформить такой акт, что в нем нужно указать, расскажу далее:
Если такой документ не составить, то получателю будет трудно доказать, что документов в письме не было, и виновным в пропаже могут счесть самого получателя. Поэтому составить акт нужно незамедлительно, также важно отправить один экземпляр отправителю письма.
Что касается организаций, то с ними ещё хлеще: Если секретарь или другой работник принял письмо и не составил акт об отсутствии вложений, то ему грозит дисциплинарное взыскание по ст. 193 ТК РФ. При утере первичной документации или налоговой штрафы могут наложить и на саму компанию ФНС или иные контролирующие ведомства.
Порядок действий при обнаружении отсутствия вложений в письме
При обнаружении такого факта в почтовом отделении необходимо составить акт в присутствии работников учреждения. Свидетели должны будут расписаться в документе. Один из экземпляров нужно будет оставить в почтовом отделении. Если письмо было доставлено в компанию курьером и конверт был вскрыт при нем, то один экземпляр нужно будет вручить ему.
Как составить акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении
Унифицированной формы такого документа законодательством не предусмотрено, поэтому составить его можно по своему усмотрению. Нужно избегать в тексте документа разговорных слов и выражений. Используют официально-деловой стиль речи.
В акте нужно указать следующую информацию:
Наименование организации и ее реквизиты. Если акт формируют на фирменном бланке компании, то эти данные уже будут включены в текст автоматически.
Наименование документа («Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении», «Акт о несоответствии вложения представленной описи» и т.п.).
Место и дату составления акта.
В акте должны расписаться лица, которые присутствовали при вскрытии письма, указанные свидетели, почтовые работники и т.д.
Суть произошедшего. Нужно написать, в какое время, когда и где было получено почтовое отправление, кто вскрыл конверт и заметил несоответствие описи.
В чем заключается несоответствие: каких документов не хватает, нарушена ли целостность пакета/конверта.
Сведения о свидетелях.
Количество экземпляров акта, для кого они предназначены.
------------
Добавляйтесь в чат в телеграмме: Сход Народов Руси: @shodnaroda, вопросы мне пишите через [club56247716|@regressiya]
Мой аккаунт ВКонтакте: https://vk.com/arkharova62
НЕ ЗВОНИТЕ МНЕ!!!!!
Личные консультации пишите в личку в телеграмме: 89209554488